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《外贸经理秘书工作说明书范文》

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外贸经理秘书工作说明书范文

第一部分岗位规格说明

一、基本资料

岗位名称:经理秘书职位代码所属部门:行政部

直接上级:总经理分析日期:20xx年x月x日

二、岗位职责

日常事务管理(办公室管理、通信管理、日程管理)

接待事务(来访接待、安排服务等)

会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)

行政事务

信访事务(员工的来信来访或员工及顾客的投诉处理等)

调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)

文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)

写作事务(各种文体的写作)

协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)

协助总经理进行公司企业文化、企业战略发展的规划,配合管理办开展企业文化工作;

三、其他职责

完成领导交办的其他临时工作。

四、工作内容及工作要求

1、合理安排总经理的日常工作时间和程序;

2、负责领导办公场所卫生清洁。领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放;

3、负责日常经营管理文件的整理,及时编辑整理归档,为总经理开展工作提供便利

4、负责收集相关信息,关注公司内各部门信息沟通情况,及时传达领导的各项指令;协助总经理跟进日常工作的安排和完成;

5、负责总经理重要客户来访的接待工作;

6、整理公司重要会议记录及会议纪要

7、协助总经理跟进完成国外订单的进展及国内外的市场推广。

8、完成总经理交办的其他工作的督办、协调及落实任务。

五、工作场所:办公室。环境状况:舒适。

六、工作时间

本岗位实行每周40小时的标准工时制。

晋升方向轮转岗位

第二部分员工规格要求

任职资格:

1、年龄25岁以上,身高1.6m以上,仪表端庄、形象气质佳;

2、大专以上学历;英文4级以上。2~3年以上秘书工作经验,熟悉本岗位基本工作要求及流程;

3、有较强的文字表达能力及图表处理能力,文笔优秀,熟练使用办公操作系统;

4、良好的沟通协调能力、突发事件应变处理能力,熟悉商务接待礼仪

5、敬业勤业、工作责任心强、执行力强、处理问题考虑周详,认识集体利益胜过个人利益;综合素质佳

6、认同企业文化,具有强烈的责任心及团队合作意识,能适应较强的工作压力和工作强度;